تمثل وحدة المتابعة والتقييم والمسائله والبحث والتعلم في منظمة عبس التنموية للمرأه والطفل أساسية لجميع المهام التي تقوم بها للتحقق من مستوى جودة تنفيذ أنشطة المشروع، وجمع التقارير والوثائق التي تؤكد أن الأنشطة قد تم تنفيذها بجودة عالية، ولذلك فإن هذه الوثائق تعتبر وسائل تحقق للمؤشرات بسرية تامة وذلك لإحتوائها على معلومات المستفيدين والمستهدفين من كل أنشطة المشروع ومن أهم أنشطة المتابعة في المنظمه: • التنسيق مع فريق المشروع للتأكد من وضع الأنشطة الخاصة بهذا المؤشر في خطة المشروع. • تجهيز معايير تنفيذ الأنشطة المختلفة بحسب ما ورد في مقترح المشروع. • عقد اجتماع مع مدير وكادر المشروع وتعريفهم بالمعايير المطلوبة لتنفيذ كل نشاط وتسليمهم نسخة من المعايير. • تجهيز نماذج التقارير المختلفة لكل أنشطة المشروع وقائمة بالمستندات المرفقة بكل تقرير مثل جداول جمع الإحصائيات وتسليمها لكادر المشروع. • تجميع ومراجعة التقارير والتأكد من توثيق عدد المستفيدين والمستهدفين بشكل كامل وموزع بحسب الجنس والعمر والمنطقة الجغرافية. • تجميع الإحصائيات للمستفيدين بشكل اسبوعي وشهري. • تتبع سير الأنشطة والمؤشرات بشكل شهري. • تتبع مستوى تحقق المؤشرات بشكل شهري. • زيارات ميدانية للتأكد من تنفيذ الأنشطة ومدى الإلتزام بمعايير الجودة والإستهداف. • حضور بعض الفعاليات والأنشطة المختلفة للتأكد من جودة التنفيذ بحسب المعايير وعمل تغذية راجعة لفريق المشروع بالملاحظات الإيجابية والسلبية مع اقتراح الحلول المناسبة. • أرشفة التقارير ومرفقاتها لكل الأنشطة إلكترونياً وورقياً والتأكد من توفر كل وسائل التحقق الخاصة بالمؤشر بحسب ما ورد في الإطار المنطقي للمشروع.
مجموعة المهام والأنشطة التي ينفذها كادر المشروع في المنظمة قبل وأثناء وبعد تنفيذ الدراسات أو التقييمات التي تحتوي على إجابات واضحة للمؤشرات ومن أهم أنشطة التقييم: • التجهيز والتنفيذ للتقييمات من قبل طرف خارجي. • تجهيز الشروط المرجعية الخاصة بالتقييم. • الإعلان عن الاحتياج لاستشاري أونلاين أو إرسال الشروط المرجعية للشركات الاستشارية المؤهلة والمعتمدة لدى المنظمة لطلب مقترحات تنفيذ الاستشارة. • تشكيل لجنة لتحليل المقترحات المقدمة وفق الشروط المرجعية والفترة الزمنية والميزانية ومعايير الجودة. • المشاركة في اختيار استشاري أو شركة استشارية لتنفيذ هذا التقييم بطريقة تنافسية. • التعاقد مع الاستشاري أو الشركة الاستشارية. • مراجعة واعتماد التقرير التحضيري للتقييم أو الدراسة مع أدوات جمع البيانات مثل الاستبيانات وغيرها من ألأدوات. • التنسيق للاستشاري في الميدان أثناء جمع البيانات. • مراجعة مسودة تقرير التقييم. وإعتماد النسخة النهائية للتقييم. أهم أنواع التقييمات التي تنفذها المنظمه وذلك قبل وأثناء وبعد تنفيذ المشاريع في منظمة عبس التنمويه مايلي: • تقييم الاحتياجات Needs Assessment • مسح أولي/ قاعدي Baseline Survey • متابعة ما بعد التوزيع Post-Distribution Monitoring (PDM) • مراجعة نصفية للمشروع Mid-Term Review • مراجعة نهائية للمشروع Final Review/Final Evaluation • مسح نهائي End-Line Survey • تقييم الأثر Impact Assessment
المساءلة في المنظمه، تَعني تحديد التزامات والمسؤوليات -سواء كانت المسؤولية القانونية، أو الاجتماعية، أو الأخلاقية، أو السياسية لكل الأطراف الفاعلة في التعليم، وتُبيِّن اضطلاعها بمسؤولياتها، ومُلزمة بأن تقدم معلومات حيال ذلك • تأسيس آلية شكاوى وتغذية راجعة للمشروع تتناسب مع الظروف الجغرافية للمناطق المستهدفة وحسب نوعية التدخل والتأكد من معرفة المستفيدين بهذه الآلية. • استقبال الشكاوى وتسجيلها يوميا وتحليلها وعمل التغذية الراجعة للإدارة وللمستفيدين. • توثيق كشف الشكاوى والتغذية الراجعة بشكل أسبوعي أو شهري. • المناقشة الدورية مع فريق المشروع حول كيفية تحسين الخدمات المقدمة بناءً على شكاوى ومقترحات المستفيدين والجهات ذات العلاقة بالخدمات. • تواصل بالتلفون مع عينات عشوائية من المستفيدين من كل نشاط – خدمة – توزيع. • التأكد من تعيين مسئول شكاوى في كل لجان التوزيع، ثم التواصل معهم لجمع الشكاوى وعمل التغذية الراجعة. • طباعة لافتات فيها تعليمات ومعايير وتنبيهات أن المساعدات مجانية. • طباعة رقم الشكاوى في كل مطبوعة سيتم تسليمها للمستفيدين.
تهتم المنظمه بجمع المعلومات التي تساعدهم على البحث عن المشاريع، ولذلك فإن كل أنشطة المتابعة والتقييم تنفيذ هذه الأنشطة كجزء من أنشطة البحث الذي يهدف إلى إيجاد المشاريع بصيغه معتمده على أساليب البحث المتميز عن أسس المشاكل والمعاناه في المجتمع اليمني. يهدف البحث في المنظمة إلى تحسين الإدارة الحالية والمستقبلية للمخرجات والنتائج والأثر وتساعد على تحسين الأداء وتحقيق النتائج المرجوة من المشاريع على أساس وكذلك تحديث حالة البحث بشكل مستمر ولحظي وبحسب تقدم البحث الخاص بالمشاريع.
تهتم المنظمه بجمع المعلومات التي تساعدهم على التعلم من مشاريعهم، ولذلك فإن كل أنشطة المتابعة والتقييم تنفيذ هذه الأنشطة كجزء من أنشطة التعلم ومن أنشطة التعلم التي يجب تنفيذها في كل المشاريع: • إعداد وتوثيق القصص الانسانية وقصص النجاح ونشرها ومشاركتها مع الجهات المعنية والمانح. • توثيق الدروس المستفادة من المشروع. • توثيق المخاطر التي واجهها المشروع وكيف نجح فريق المشروع في التعامل معها وتضمينها في تقرير نصف ونهاية المشروع. • مشاركة الدروس المستفادة والمخاطر وطرق التعامل معها مع قيادة المنظمة والإدارت المعنية ومسئولي كتابة مقترحات المشاريع لتلافيها في خطط المشاريع القادمة. من أنشطة التعلم من التقييمات التي تم تنفيذها عبر طرف خارجي: • تجهيز الردود المناسبة والتعليقات من إدارة المشروع على تقرير التقييم. • إعداد خطة تعلم: كيف سيتم الاستفادة من التوصيات الواردة في تقرير التقييم؟ • عقد اجتماع من قبل إدارة المشروع أو المنظمة لمناقشة التوصيات والخطة التنفيذية للتوصيات مع الجهات المعنية والإدارات والموظفين ذوي العلاقة.